La digitalisation progresse à grands pas à travers l’Union européenne, et les obligations liées à la facturation électronique se généralisent pour toutes les entreprises. D’ici 2028, l’UE impose progressivement de nouvelles normes destinées à moderniser, uniformiser et rendre plus transparent le processus de facturation entre les différents acteurs économiques. Pour beaucoup d’entrepreneurs, cette échéance semble lointaine, mais il est crucial de s’y préparer dès maintenant. En effet, mettre en place une solution conforme peut nécessiter d’importantes adaptations dans l’infrastructure informatique et les processus de gestion internes.
En tant que consultante spécialisée dans la TVA intracommunautaire et la gestion administrative, j’ai pu constater que la transition vers la facturation électronique prend souvent plus de temps que prévu. D’une part, il faut comprendre les exigences légales spécifiques à chaque pays membre. D’autre part, il faut veiller à ce que l’ERP ou le système de gestion utilisé permette une intégration fluide des nouvelles obligations, notamment en matière de conservation des pièces justificatives et de transmission des données en temps réel (« e-reporting »). Le moment est donc venu d’anticiper la transition et de planifier les étapes nécessaires à la réussite de ce projet.
Dans l’ensemble, l’harmonisation de la facturation électronique constitue une opportunité formidable pour chaque entreprise de gagner en efficacité, en crédibilité, et de réduire ses risques de non-conformité. Lorsqu’on maîtrise cette transition, on peut profiter de plusieurs avantages : traitement plus rapide des données, réduction des coûts d’impression et d’affranchissement, et meilleure traçabilité des échanges. D’un point de vue TVA, cela diminue aussi les risques d’erreurs ou d’omissions, puisqu’on réduit considérablement le risque de perte d’une facture papier et qu’on bénéficie d’un archivage électronique systématique. Et lorsque c’est bien connecté à l’ERP, on obtient une vue globale des flux financiers, un suivi précis des paiements clients et une automatisation des écritures comptables.
Depuis quelques années, la Commission européenne mise beaucoup sur la facturation électronique afin de renforcer la modernisation des administrations fiscales et d’optimiser la lutte contre la fraude à la TVA. Plusieurs pays ont déjà franchi des étapes avancées : l’Italie a instauré la facturation électronique obligatoire pour la plupart des transactions B2B dès 2019, et la France prépare également une réforme similaire, qui débutera progressivement à partir de 2024. L’horizon 2028 agit comme une date butoir ambitieuse, conçue pour étendre le périmètre de l’e-invoicing à l’ensemble de l’Union.
Cette initiative entend aussi offrir une plus grande harmonisation européenne. Aujourd’hui, les exigences en matière de format, de signature numérique ou de délais d’émission diffèrent parfois significativement d’un pays membre à l’autre. La mise en place de règles communes pour la facturation électronique permettra de fluidifier les échanges et de réduire les délais de paiement transfrontaliers, un atout rare dans un marché unique qui ambitionne d’être plus compétitif vis-à-vis des autres grandes zones économiques mondiales.
Enfin, la date de 2028 donne le temps aux acteurs économiques de se préparer en douceur, en respectant la diversité des situations rencontrées dans les différents secteurs et pays. Les PME, notamment, sont souvent moins armées que les grandes entreprises pour adopter immédiatement ces nouvelles normes. Les autorités fiscales cherchent donc à éviter une mise en place trop brutale, qui pourrait fragiliser les plus petites structures. En parallèle, elles transmettent progressivement des recommandations précises, afin que les entreprises sachent comment adapter leur système d’information et leur ERP. Mon conseil : ne sous-estimez pas la complexité de cette transition, car les mises à jour logicielles, les paramétrages et la formation du personnel demandent du temps.
Pour comprendre l’ampleur des changements à mettre en place, la première étape est d’évaluer la compatibilité de votre ERP actuel avec la facturation électronique. Tous les logiciels ne gèrent pas nativement les formats d’e-invoicing ni l’archivage électronique à valeur probante. Il est donc opportun de solliciter votre éditeur de logiciel ou votre intégrateur pour obtenir une feuille de route précise. Vérifiez notamment s’il fournit une solution standard prête à répondre aux futures exigences ou s’il va falloir investir dans un module additionnel. Par ailleurs, informez-vous sur la capacité de votre ERP à se connecter à un portail certifié de dépôt et de transmission des factures, si l’administration fiscale l’exige.
Dans certains cas, vous réaliserez que votre solution actuelle est trop vieillissante et qu’il sera plus rentable de basculer vers un nouvel ERP. Bien sûr, procéder à un changement complet de système d’information représente un projet délicat, avec un coût élevé et un risque d’interruption temporaire des activités opérationnelles. Toutefois, le jeu peut en valoir la chandelle si vous optimisez dans la foulée tous vos processus liés à la comptabilité, la gestion des stocks, la facturation et la relation client. Les prochaines années offrant une marge de manœuvre pour la mise en conformité, c’est l’occasion ou jamais d’évaluer vos priorités et de repenser votre infrastructure de gestion.
Le déploiement généralisé de la facturation électronique s’accompagne probablement d’une normalisation des formats numériques acceptés (UBL, Factur-X, Peppol BIS, etc.). Chaque pays peut proposer un protocole différent, mais l’objectif est bien d’aboutir à des standards interopérables, facilitant les échanges transfrontaliers. Un ERP moderne devrait être capable de générer et de lire plusieurs formats, ou d’offrir au moins la possibilité de s’aligner sur les spécifications techniques prescrites.
Certains fournisseurs spécialisés en conversion et en transmission d’e-invoices proposent déjà des solutions robustes pour traiter les factures dans différents formats et language packs. Ces passerelles assurent une transition fluide depuis votre ERP vers le réseau de facturation européen (ou national), gèrent la signature électronique, la piste d’audit fiable, ainsi que l’archivage. Avant de migrer ou de mettre à jour votre système, renseignez-vous donc sur la roadmap de votre éditeur. De leur côté, les gouvernements divulguent régulièrement des documents techniques permettant d’améliorer la préparation. Une consultation des portails officiels et de la documentation européenne peut vous éclairer sur les futures obligations.
La réussite d’une transition vers la facturation électronique et l’évolution de votre ERP dépendra fortement de la bonne formation de vos collaborateurs. Les équipes comptables, administratives et informatiques doivent acquérir des compétences spécifiques : manipuler de nouveaux formats de facture, utiliser des signatures électroniques, gérer des portails d’envoi et de réception, ou encore vérifier automatiquement la conformité des documents reçus. De plus, il est important de sensibiliser tous les intervenants au respect rigoureux des délais de déclaration et à l’importance de la validation des informations envoyées à l’administration fiscale.
Dans certaines entreprises, on remarque une réticence initiale au changement. Introduire l’e-invoicing peut paraître complexe, surtout si l’on n’en perçoit pas les avantages immédiats. Communiquez donc largement sur les bénéfices : gain de temps, réduction des coûts, meilleure transparence, optimisation des process de TVA. Montrez que cette modernisation, bien qu’exigeante à court terme, simplifiera la vie de chacun à long terme, en réduisant notamment les litiges liés aux factures perdues ou mal enregistrées. Selon mon expérience, un plan de formation progressif, associant démonstrations pratiques, sessions de questions-réponses, et documentation claire, est le meilleur gage de succès.
La facturation électronique a un impact direct sur la gestion de la TVA. En effet, l’automatisation et le contrôle plus fin des transactions par les autorités fiscales vont rendre les obligations déclaratives plus rigoureuses. Au niveau interentreprises, beaucoup de pays vont exiger un partage quasi immédiat des données de facturation avec l’administration. L’objectif est de limiter la fraude et d’améliorer le recouvrement obligatoire de la TVA. Le revers de la médaille, c’est que le moindre écart dans vos factures électroniques risque d’entraîner des anomalies détectées plus rapidement, et potentiellement des pénalités.
Qui dit système informatisé dit aussi audits digitaux. Les administrations fiscales auront la possibilité de recouper en temps quasi réel les factures reçues et émises, évitant des décalages ou des déclarations imprécises. Il sera donc primordial de bien paramétrer votre ERP pour garantir que les taux de TVA, les montants, les dates et les numéros de factures soient exacts et conformes aux législations nationales. Dans certains pays, le processus de validation de vos factures par les autorités (Clearance Model) peut s’avérer exigeant techniquement, car il vous impose d’obtenir un numéro d’authentification unique pour chaque transaction. Renseignez-vous donc sur les dispositifs mis en place dans les pays où vous opérez afin d’anticiper les éventuelles spécificités.
Pour ceux qui distribuent leurs produits ou services dans plusieurs États membres, l’enjeu réside également dans la multiplicité des règles, même si elles tendent à se rapprocher. Les seuils de TVA, les obligations de mention légale ou d’archivage peuvent varier. De plus, certaines administrations adoptent leurs propres plateformes de contrôle des factures. Sans une configuration soignée de votre ERP, vous risquez de multiplier les erreurs ou de subir des retards d’acceptation. La clé est donc une bonne connaissance de la réglementation, associée à une automatisation poussée de la comptabilisation des flux et de la déclaration de TVA.
Pour éviter les mauvaises surprises, je recommande d’introduire des dispositifs de contrôle préventif dès la phase d’émission de la facture dans l’ERP. Par exemple, un mécanisme de vérification des champs obligatoires (numéro de TVA du client, adresse légale, taux et montants de TVA, etc.) permet de détecter immédiatement les éventuels oublis. Prenez le temps de configurer des alertes ou des règles automatiques qui bloquent ou signalent toute incohérence, afin qu’un comptable puisse corriger avant l’envoi électronique.
De même, le suivi du cycle de vie de la facture doit être soigneusement paramétré : de la création, à l’approbation interne, puis à la transmission auprès de la plateforme e-invoicing, jusqu’à la validation par l’administration fiscale. Il est primordial de tracer chaque étape et de documenter l’historique des modifications appliquées à la facture. Ainsi, en cas de contrôle, vous pourrez démontrer la fiabilité de votre piste d’audit et prouver que les données transmises correspondent exactement aux transactions réelles.
Les administrations fiscales européennes se montrent de plus en plus strictes quant à la ponctualité et la véracité des déclarations de TVA. En passant à un modèle électronique, le risque d’erreur humaine ou de fraude est sensiblement réduit, mais pas inexistant. Une entreprise mal préparée ou négligeant la qualité des données dans son ERP peut facilement rater un délai ou transmettre un fichier corrompu. Les conséquences financières peuvent être lourdes : pénalités, majorations d’impôt ou encore blocage de l’activité dans certains cas extrêmes.
En tant qu’entrepreneure et consultante, j’encourage vivement à investir dans une assistance ou un audit régulier de votre système. Cela consiste souvent à passer en revue les paramétrages fiscaux de l’ERP, vérifier la conformité des factures électroniques, et s’assurer que vos archives numériques respectent la durée légale requise. Il est parfois utile de faire appel à un expert externe ou à un cabinet spécialisé en fiscalité intracommunautaire, surtout si votre entreprise manipule des flux complexes sur plusieurs marchés. Mieux vaut prévenir que guérir, d’autant plus que les contrôles fiscaux digitaux gagnent chaque année en précision.
En me basant sur l’expérience acquise auprès de multiples entreprises évoluant dans différents pays membres, j’ai identifié quelques étapes clés pour réussir la transition vers la facturation électronique européenne d’ici 2028. En voici une synthèse claire et opérationnelle, à adapter selon la taille et le secteur de votre structure :
Si vous mettez en œuvre une démarche structurée, la mise en conformité pourra s’effectuer sans heurts et vous permettra même de gagner en compétitivité. De plus, le fait d’adopter la facturation électronique offre souvent l’opportunité de revoir d’autres pans de l’organisation : digitalisation des feuilles de temps, automatisation de la relance client, suivi en temps réel de la trésorerie. Chaque étape franchie renforce l’ensemble de votre chaîne de valeur.
Prenons l’exemple d’un distributeur de pièces automobiles basé en Lombardie, déjà confronté à la facturation électronique obligatoire depuis 2019. Avant la réforme, son service comptabilité gérait environ 100 factures par jour manuellement. L’absence d’un ERP adapté, et la diversité des taux de TVA selon la nature des pièces (neuves, reconditionnées) entraînaient souvent des erreurs. En anticipant le changement légal, le dirigeant a investi dans une passerelle de génération automatique des factures au format FatturaPA et dans la mise à jour de l’ERP pour la gestion des doublons et l’approbation en temps réel.
Le résultat a été spectaculaire : le taux d’anomalie sur les déclarations de TVA a chuté de près de 80 %, et la productivité du service a augmenté de 30 %. L’équipe comptable consacre désormais plus de temps aux analyses financières et au pilotage de la trésorerie, plutôt que de corriger laborieusement des factures erronées. L’investissement initial a été amorti en moins de deux ans et, selon le dirigeant, la fiabilité des données améliore la relation avec les principaux clients comme avec les autorités fiscales.
En France, la transition vers la facturation électronique deviendra obligatoire de manière progressive dès 2024 pour les grandes entreprises, puis pour les ETI et les PME ensuite. Une PME spécialisée dans la vente en gros de produits agroalimentaires a décidé de s’y préparer dès 2022. Elle avait déjà un petit ERP interne développé maison, mais qui n’offrait pas toutes les fonctionnalités de traçabilité ni d’intégration aux portails fiscaux. Voyant l’échéance approcher, elle a opté pour une refonte complète de son système afin de disposer d’un outil compatible avec la facturation électronique et l’e-reporting.
Cette équipe a profité de ce projet pour standardiser les processus internes, créer une base de données clients et fournisseurs plus structurée, et instaurer des contrôles automatisés sur les déclarations de TVA. Les premiers retours sont positifs : moins de temps passé à chercher des documents, un suivi ultra-précis des ventes et un rapprochement automatique avec les bons de livraison. Le dirigeant s’est également félicité de pouvoir rassurer ses partenaires bancaires, en justifiant d’états financiers fiables et auditables en temps réel.
Une fois la généralisation de la facturation électronique effective, il est probable que la Commission européenne poursuive dans la même voie. Les administrations fiscales pourraient renforcer l’interconnexion de leurs systèmes, de façon à effectuer des recoupements automatiques entre les différents registres nationaux. On peut également anticiper l’arrivée de fonctionnalités avancées, telles que la vérification automatique des certificats de signature électronique, ou l’implémentation de l’intelligence artificielle pour détecter d’éventuelles anomalies ou fraudes.
Ainsi, la conformité parallèle aux normes de protection des données (RGPD) et aux exigences fiscales deviendra incontournable. Les entreprises devront garantir la confidentialité et la sécurité des échanges, ce qui signifie mettre en place des protocoles de chiffrement appropriés, former le personnel au traitement sécurisé des informations sensibles et respecter les durées de conservation légales. On peut également imaginer que l’archivage électronique — déjà fortement encadré — évolue vers des solutions dématérialisées encore plus robustes, réduisant drastiquement le recours au papier.
Par ailleurs, certains secteurs auront une réglementation encore plus stricte. Pensez à la santé, aux télécommunications ou à l’énergie, où des volumes massifs de données sensibles transitent en permanence. Pour ces secteurs, l’ERP et la gestion documentaire devront répondre à des protocoles spécifiques, voire être certifiés par des organismes agréés. Pour une entreprise en croissance, le respect de ces normes pourra constituer un avantage concurrentiel, en rassurant ses clients et ses investisseurs. Inversement, ignorer ces tendances peut vite se traduire par une perte de crédibilité à l’international.
Les obligations liées à l’e-invoicing vont loin au-delà du cadre purement fiscal. Elles invitent à réinventer la gestion interne et à embrasser la transition numérique. Autrement dit, c’est une opportunité de moderniser et d’optimiser en profondeur le fonctionnement de l’entreprise. Engager cette réforme, c’est souvent dénicher des inefficacités ou de la duplication de tâches : on s’aperçoit qu’un même document est traité deux fois par des services différents, ou que la comptabilité ressaisit manuellement des données déjà saisies ailleurs. La facturation électronique, couplée à un ERP bien paramétré, permet d’éliminer ces redondances.
Au plan stratégique, une entreprise agile s’adapte plus rapidement aux changements législatifs et se positionne favorablement sur les marchés internationaux. Les pouvoirs publics européens encouragent de plus en plus l’intégration numérique, non seulement pour la facturation, mais aussi pour la déclaration de TVA, la gestion du paiement de l’impôt, ou encore le suivi en temps réel des flux de marchandises. Adopter dès maintenant un ERP évolutif, capable de s’ouvrir à d’autres modules ou extensions, garantit une meilleure longévité de votre système d’information. Vous évitez ainsi les refontes complètes tous les deux ou trois ans, et vous sécurisez les investissements faits aujourd’hui sur le long terme.
Cependant, la volonté de modernisation ne suffit pas toujours si la culture de l’entreprise ne suit pas. Les freins internes peuvent prendre la forme d’une inquiétude face à la technologie (crainte de faire des erreurs ou de perdre du temps dans l’apprentissage), d’un budget jugé trop élevé, ou même d’une résistance au changement venant de certains « piliers » de l’organisation. L’une des clés pour surmonter ces obstacles consiste à concrétiser le projet avec des résultats rapides et visibles. Par exemple, mettre en place un pilote sur un périmètre restreint, comme une filiale ou un type de produit, et démontrer les gains effectifs grâce à des chiffres concrets.
Souligner la vue d’ensemble est également important : montrer comment la facturation électronique s’intègre dans une dynamique plus large de digitalisation, et non comme un simple ajustement imposé par la loi. Chaque collaborateur doit sentir qu’il a un rôle à jouer pour que la transition soit un succès. Communiquer de manière transparente sur les opportunités, fournir des ressources pédagogiques, et encourager les retours et suggestions en interne sont autant de moyens de favoriser l’adhésion. Le titre de ce vaste projet pourrait être « Facturation électronique et ERP : projet de modernisation 2028 », afin de fédérer les énergies autour d’une mission claire.
Une intégration réussie de la facturation électronique ne se limite pas à un simple module ou add-on. Il s’agit également d’améliorer la conception globale de votre ERP et de fluidifier l’ensemble de votre supply chain et de la chaîne financière. Voici quelques bonnes pratiques qui font souvent la différence :
Un système structuré, dans lequel chaque information est centralisée et mise à jour en temps réel, favorise un reporting fiable pour l’ensemble de vos indicateurs clés. Le dirigeant, le service comptable et le service commercial peuvent naviguer dans une base de données commune, avec une vue consolidée sur l’état des encours, la TVA collectée et la TVA déductible. De cette manière, vous minimisez la saisie en double, dynamisez le recouvrement et optimisez la gestion des indicateurs financiers.
En 2028, la facturation électronique sera devenue la norme dans la quasi-totalité des pays de l’Union européenne. Cette évolution est non seulement une obligation légale, mais aussi une occasion d’améliorer la compétitivité, la fiabilité des déclarations, et l’efficacité interne. De nombreuses entreprises ont déjà saisi cette opportunité pour repenser leurs pratiques de facturation, refondre leurs processus de gestion et stimuler leur croissance sur le marché unique.
Il est essentiel de bien comprendre que la facturation électronique ne résout pas tout par magie : elle doit s’inscrire dans un cadre global d’administration et de fiscalité maîtrisé. D’où la nécessité d’une préparation minutieuse, incluant la mise à jour de votre ERP. Préparez-vous également à des contrôles plus poussés de la part des administrations fiscales, du fait de la transparence qu’apporte la dématérialisation complète. Mais loin de constituer une contrainte insurmontable, cette évolution fait partie intégrante d’un mouvement plus profond pour un entrepreneuriat européen plus simple, connecté et sécurisé.
Pour naviguer au mieux dans ces changements, vous pouvez vous appuyer sur les outils mis à disposition par la Commission européenne, vos experts-comptables, ou votre prestataire ERP. De mon côté, je continuerai à partager mes expériences et mes conseils sur ce blog afin que vous puissiez aborder la réforme de la facturation électronique avec sérénité. Le fait d’avancer dès aujourd’hui, et de ne pas attendre la dernière minute, vous permettra de consolider votre système d’information, d’obtenir de nouveaux avantages concurrentiels et de contribuer à faire du marché européen un espace toujours plus dynamique et propice aux échanges.
Je suis convaincue que cette transition, bien appréhendée, sera porteuse de simplification pour tous, en particulier pour les PME. La clé réside dans une vision globale et dans la volonté de collaborer : entrepreneurs, éditeurs de logiciels, experts en fiscalité et administrations fiscales doivent unir leurs efforts pour atteindre un objectif commun. D’ici à 2028, prenons le temps d’avancer étape par étape, d’ajuster ce qui doit l’être, de former les bonnes personnes et de bâtir un cadre harmonisé de confiance. Vous verrez que ce projet, malgré les défis, recèle un formidable potentiel de modernisation et de croissance pour votre entreprise !
Merci de votre lecture et de votre confiance. J’espère que cet article vous aidera à mieux cerner les enjeux de la facturation électronique et à préparer efficacement la mise à niveau de votre ERP. N’hésitez pas à partager vos questions ou retours d’expérience : plus nous échangeons, plus nous avançons sereinement vers 2028.