L’OSS, ou One Stop Shop, est un dispositif de guichet unique mis en place au niveau européen afin de simplifier la déclaration et le paiement de la TVA sur les ventes transfrontalières de biens et services à destination de clients particuliers dans l’Union européenne. Concrètement, si vous vendez, par exemple, des produits à des clients basés dans différents États membres, au lieu de devoir vous immatriculer à la TVA dans chaque pays où vous réalisez des opérations, vous pouvez passer par un seul portail en ligne dans votre État membre d’établissement. Cela concerne notamment la vente de biens “B2C” (business to consumer) au niveau intracommunautaire.
Cette réforme vise à encourager le commerce transfrontalier en simplifiant les obligations des entreprises et en évitant la multiplication des démarches dans chaque État membre. Le système s’est déployé en plusieurs volets :
Dès lors, l’immatriculation à l’OSS peut vous permettre de déclarer toutes vos ventes à l’étranger en une seule déclaration de TVA, et de reverser la TVA due sans avoir à vous immatriculer dans chaque pays. Cela représente un gain de temps significatif pour les PME et TPE qui, autrement, devraient accomplir des formalités parfois complexes dans chaque État membre de leurs clients.
Le Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce en France, qui atteste de l’existence juridique d’une entreprise. Il mentionne notamment :
• La dénomination sociale ou raison sociale • Le siège social • L’activité exercée • Les coordonnées du dirigeant • Le numéro SIREN ou SIRET • Le code APE
Pour beaucoup de démarches administratives, le Kbis est sollicité pour confirmer l’authenticité et la légalité de l’entreprise. Il est considéré comme la “carte d’identité” d’une société en France. Ainsi, lorsque vous souhaitez vous immatriculer ou mettre à jour votre situation auprès d’organismes officiels – y compris potentiellement le guichet OSS – vous vous verrez souvent demander de prouver votre identité juridique via ce document.
Cependant, il faut savoir que dans la pratique, toutes les demandes ou mises à jour ne requièrent pas systématiquement de joindre un extrait Kbis. Certains organismes préfèrent d’autres méthodes de vérification, comme l’accès direct à des bases de données officielles. De plus, le Kbis est un document qui a une durée de validité de trois mois. Les administrations exigent généralement une version qui ne soit pas expirée, ce qui ajoute une contrainte logistique supplémentaire pour l’entreprise.
L’immatriculation à l’OSS se fait généralement en ligne, via le portail mis à disposition par votre État membre. En France, c’est le site officiel des impôts ou des autorités fiscales françaises qui gère ce dispositif. Lorsque vous initiez une demande pour être enregistré au régime OSS, vous devez renseigner un certain nombre d’informations, parmi lesquelles :
Pour valider l’inscription, l’administration vérifie l’authenticité de votre entreprise, l’absence de fraude fiscale, ainsi que votre situation vis-à-vis de vos autres obligations (déclarations de TVA classiques, immatriculation sociale, etc.). Ce point de contrôle est essentiel pour éviter les immatriculations abusives ou fictives.
Dans ce cadre, la question de joindre un Kbis peut se poser pour justifier de l’existence légale de votre société. Selon ma propre expérience, les exigences varient parfois selon le contexte précis de la demande. Par exemple, une entreprise nouvellement créée peut avoir à fournir plus de justificatifs qu’une entreprise déjà réputée sur le portail fiscal. Toutefois, beaucoup de professionnels s’interrogent sur la nécessité récurrente de ce document, surtout lorsqu’ils ont déjà fourni leur Kbis dans le passé.
La réglementation ne prévoit pas explicitement que vous deviez transmettre le Kbis de manière répétée à chaque nouvelle requête, tant que votre entreprise est déjà régularisée et connue du service des impôts. Concrètement, si vous êtes déjà immatriculés à la TVA en France, l’administration a la possibilité de vérifier vos données officielles via le registre tenu par l’INSEE et le greffe du tribunal de commerce. Ainsi, dans de nombreux cas, vous n’aurez pas besoin de joindre un Kbis pour chaque mise à jour ou ajustement de l’OSS.
En revanche, il se peut que l’administration vous le réclame dans des situations particulières :
• Si vous êtes une nouvelle entreprise n’ayant jamais été enregistrée auparavant dans leurs bases. • Si vous avez effectué d’importantes modifications statutaires (changement d’adresse, d’objet social ou de dirigeant). • Si les informations que l’administration possède sur votre entreprise ne sont pas à jour ou qu’il y a un doute sur la validité de la société.
Dans ces cas précis, disposer d’un Kbis récent (datant de moins de trois mois) facilitera et accélérera les démarches, car cela constituera la preuve la plus simple et la plus fiable que vos informations sont correctes. En résumé, si la demande de Kbis fait glisser votre dossier d’immatriculation sur la bonne voie, cela vaut la peine de le fournir sans hésitation.
Pour illustrer ces cas de figure, je vous propose quelques exemples tirés de mon expérience de consultante qui accompagne des entrepreneurs dans leurs obligations fiscales intracommunautaires :
• Cas d’une start-up nouvellement créée : souhaitant vendre en ligne à des clients européens, elle s’immatricule pour la première fois à la TVA. Dans ce contexte, les services fiscaux peuvent exiger un Kbis pour confirmer la date de création et le dirigeant. Sans Kbis, la demande risque d’être rejetée ou retardée. • Cas d’une société en pleine évolution : elle a récemment déménagé son siège social. Bien qu’elle soit déjà immatriculée à la TVA, le changement d’adresse n’est pas forcément encore mis à jour dans tous les registres. Pour clarifier la situation, il est fréquent que l’administration demande un Kbis à jour, surtout si le dirigeant a changé. • Cas d’une entreprise déjà immatriculée OSS depuis des années : elle n’a pas modifié sa structure, ni ses dirigeants, et continue ses ventes en ligne à un rythme stable. Dans ce cas, elle ne se voit pas automatiquement demander un Kbis lors d’une mise à jour administrative de routine, parce que les services fiscaux disposent déjà des informations actualisées. Si le service n’a pas de doutes particuliers, vous pouvez parfois éviter de transmettre à nouveau le Kbis.
Ces trois cas montrent à quel point la question dépend souvent de la situation administrative de l’entreprise et de l’historique déjà enregistré auprès du guichet unique ou du greffe compétent. D’où l’importance de bien regarder ce que prévoit la réglementation en vigueur, mais aussi de tenir à jour sa documentation légale.
Les autorités fiscales de l’Union européenne, et en particulier l’administration française, sont vigilantes pour lutter contre la fraude à la TVA, qui représente chaque année un manque à gagner colossal pour les budgets nationaux. Selon les estimations de la Commission européenne, la fraude à la TVA dans l’UE s’élève encore à plusieurs dizaines de milliards d’euros par an. Les dispositifs tels que l’OSS sont justement mis en place pour inciter les entreprises à déclarer correctement leur TVA. Or, pour s’assurer que seule une entreprise légitime puisse bénéficier de ces avantages, l’administration renforce ses contrôles d’authenticité.
Le Kbis a une valeur probante claire : il atteste que la société existe, qu’elle est légalement enregistrée auprès du tribunal de commerce, et qu’elle est en règle au regard des obligations déclaratives de base. Certaines fraudes plus élaborées peuvent consister à créer des sociétés-écrans qui n’ont pas d’activité réelle, ou à usurper l’identité d’une société pour détourner des crédits de TVA. En demandant un Kbis, l’administration se protège contre ces dérives.
Il faut également retenir que tous les pays de l’UE n’utilisent pas le même système pour officialiser l’existence des entreprises. En France, le Kbis est la référence, alors qu’en Allemagne par exemple, on peut parler plutôt d’un enregistrement auprès du Handelsregister, et en Italie, du registre des entreprises géré par la Camera di Commercio. Lorsqu’une entreprise d’un autre État membre souhaite s’immatriculer à l’OSS français, le service peut lui demander l’équivalent du Kbis dans son pays d’origine, afin de mener une vérification fiable.
Dans certaines situations, vous pouvez être amené(e) à fournir d’autres justificatifs si vous n’avez pas de Kbis ou si votre entreprise est implantée hors de France. Les documents suivants peuvent être demandés :
• L’extrait d’immatriculation d’un registre étranger si votre société est dans un autre État membre ou hors de l’UE. • La preuve d’attribution d’un numéro fiscal délivré par les autorités locales dans votre pays. Par exemple, des documents prouvant que vous êtes déjà répertorié comme assujetti à la TVA. • Les statuts de la société, certifiés et mis à jour, afin de justifier la forme juridique de l’entreprise, le nom du ou des dirigeants, ainsi que l’objet social. • Une attestation de situation au répertoire SIRENE ou auprès de l’INSEE, pour les entreprises domiciliées en France qui ne parviendraient pas à obtenir un Kbis récent ou qui exercent une activité non commerciale.
En règle générale, chaque pays membre de l’UE dispose de moyens pour vérifier les informations transfrontalières, notamment via la plateforme des registres du commerce de l’UE ou le système VIES (VAT Information Exchange System). Par conséquent, vous n’aurez peut-être pas besoin de fournir tous ces documents, mais il est bon de les connaître, surtout si votre situation évolue ou si vous changez de pays de domiciliation.
Un point souvent source de confusion est la validité du Kbis. En France, un extrait Kbis n’est considéré valide que s’il a moins de trois mois. Cette règle garantit que les informations qu’il contient reflètent la situation réelle de l’entreprise. Pour les administrations, c’est un moyen rapide de s’assurer que les dirigeants, l’adresse, et l’objet social sont encore d’actualité. Passé ce délai, vous devrez obtenir un nouvel extrait, ce qui peut engendrer un coût et nécessiter un temps supplémentaire.
En pratique, lorsqu’il s’agit de la même démarche d’immatriculation, vous n’aurez pas à fournir un nouveau Kbis si vous l’avez déjà fait récemment. Cependant, si la procédure s’étale dans le temps, ou si vous vous y reprenez à plusieurs fois (par exemple, après un rejet initial de dossier), vous devrez peut-être commander une nouvelle version. En cas d’évolution interne de la société – changement de capital, de gérant, d’adresse – un Kbis obtenu avant ces modifications n’a plus de valeur pour cet aspect précis, et un nouvel extrait sera nécessaire.
Si vous anticipez le moment où vous devrez recourir à l’OSS, je vous conseille de préparer en avance tous vos documents administratifs. Cela inclut le Kbis, bien sûr, mais aussi vos équipements d’authentification pour accéder au portail des impôts en ligne, et tout justificatif prouvant votre activité (par exemple, vos factures ou bons de commande). Cela vous évitera de devoir jongler dans l’urgence pour rassembler des pièces, et vous réduirez les risques de rejet de dossier.
Afin de maintenir un climat de confiance avec l’administration, veillez à déclarer toute modification importante dès qu’elle survient. Par exemple, si vous changez de dénomination sociale, mettez à jour immédiatement votre dossier OSS. De cette manière, même s’il vous est demandé de fournir un nouveau Kbis, vous aurez déjà anticipé la démarche. En prévenant rapidement le service, vous démontrez que vous prenez au sérieux vos obligations et vous êtes moins susceptible d’être confronté à des blocages ou contrôles plus profonds.
Enfin, gardez un exemplaire numérique de chaque nouveau Kbis dans vos archives, auquel vous pourrez accéder facilement. Cela vous fera gagner du temps et vous évitera de commander un nouvel extrait si vous n’en avez pas absolument besoin. Lors de vos échanges avec l’administration, expliquez clairement votre situation et vos objectifs, afin de réduire les allers-retours administratifs souvent fastidieux.
Dans bien des cas, si vous avez recours à un expert-comptable ou un consultant spécialisé en fiscalité intracommunautaire, il ou elle peut vous accompagner dans ces démarches d’immatriculation OSS. Un tel professionnel comprend les arcanes de la TVA, et connaît les spécificités des registres administratifs. Très souvent, c’est lui qui gère l’envoi du Kbis ou d’autres documents en fonction de l’état d’avancement du dossier.
Si vous travaillez avec un partenaire externe, n’hésitez pas à lui transmettre une copie actualisée de votre Kbis à chaque changement notable de votre entreprise. Cela évite tout risque de confusion. De plus, votre interlocuteur pourra évaluer si le Kbis est exigé ou non pour une démarche précise, et vous conseiller sur la meilleure façon de vous conformer aux exigences légales en vigueur.
Pour une entreprise qui se développe rapidement, cet accompagnement peut constituer une facilité considérable. On estime que près de 40 % des TPE et PME recourent à un accompagnement extérieur au moins une fois pour gérer leurs déclarations de TVA intracommunautaire. Cela montre bien qu’il n’est pas toujours simple de jongler seul avec les différentes règles de chaque pays, et que le Kbis n’est qu’un élément parmi d’autres à maîtriser.
Depuis son entrée en vigueur, l’OSS continue d’évoluer sur différents points (plafonds de ventes à distance, nouveaux services éligibles, etc.). Il est donc important de se tenir informé régulièrement des actualités fiscales pour savoir quand et comment adapter vos procédures. Par exemple, si vous élargissez votre champ d’action à d’autres pays de l’UE, vous devrez peut-être modifier des taux de TVA dans vos fiches produits, ou justifier que vous respectez les limites de chiffre d’affaires au-delà desquelles le régime standard s’applique.
Vous pouvez vous renseigner sur le site officiel de l’administration française ou sur des sites d’information spécialisés en fiscalité européenne. Par ailleurs, si un jour vous décidez de clôturer votre activité ou de mettre fin à votre utilisation de l’OSS, pensez à finaliser toutes vos déclarations en cours et à demander votre radiation du guichet unique. Même dans ce cas, on pourrait vous demander un Kbis récent si votre situation administrative n’est pas limpide. Autant dire qu’une bonne gestion de vos documents est la clé pour éviter les mauvaises surprises.
Lorsque vous vous lancez dans l’OSS et que vous envisagez ou non de joindre un Kbis à chaque démarche, plusieurs pièges sont à éviter. En voici quelques-uns sur lesquels j’ai pu accompagner des clients :
Pour éviter ces pièges, restez à l’écoute des communications officielles. Dès qu’un document vous est réclamé, tâchez de le fournir le plus vite possible, et assurez-vous qu’il soit à jour (et légalisé si nécessaire). Une politique proactive vis-à-vis de ces formalités vous fera gagner du temps et de l’argent sur le long terme.
Pour les entreprises françaises, l’obtention d’un Kbis est payante si vous passez par les canaux officiels du greffe de tribunal de commerce ou via un prestataire agréé. Le coût est généralement faible (quelques euros par extrait), mais cela peut vite monter si vous devez multiplier les demandes au cours de l’année. Dans le cadre d’une utilisation pour l’OSS, il est néanmoins rare de devoir renouveler son Kbis très fréquemment, sauf si vous êtes dans une phase de transformation rapide.
Pour les entreprises étrangères, les tarifs peuvent varier. Dans certains pays, l’extrait d’enregistrement est gratuit, dans d’autres, il faut payer une redevance plus élevée. Là encore, renseignez-vous auprès des registres officiels. Gardez aussi à l’esprit le délai de délivrance : certains registres proposent un service en ligne quasi instantané, d’autres nécessitent un envoi postal qui peut prendre plusieurs jours – ce qui est gênant si vous êtes dans l’urgence. L’idéal est de prendre de l’avance en anticipant ces démarches, surtout lorsque vous démarrez votre activité européenne.
Voici un petit récapitulatif des interrogations récurrentes qui me sont adressées sur la question du Kbis et de l’OSS :
La question de savoir s’il faut joindre un Kbis à chaque demande d’immatriculation OSS est légitime pour de nombreux entrepreneurs. Dans la plupart des cas, vous n’aurez pas besoin de produire un Kbis systématiquement si vous êtes déjà enregistré et que vos informations ne changent pas. Cependant, plusieurs facteurs peuvent rentrer en jeu :
• Le fait d’être une entreprise récente, qui doit encore prouver son existence juridique. • L’importance des modifications statutaires (changement de dirigeant, déménagement, etc.). • Les doutes éventuels de l’administration quant à la validité de vos données.
Pour éviter des allers-retours inutiles, je vous recommande vivement de tenir votre Kbis à jour, de stocker une version numérique facilement accessible et, plus globalement, de soigner la mise à jour de vos informations auprès des autorités. Dans toutes ces démarches, la transparence et la réactivité sont vos meilleurs atouts pour éviter les blocages et fluidifier le processus.
Que vous soyez une TPE à la recherche de simplicité ou une PME en phase d’expansion, l’OSS reste un véritable outil pour développer votre activité à l’échelle européenne sans avoir à multiplier les déclarations. Tant que vous avez conscience des enjeux administratifs et que vous conservez vos documents légaux à portée de main, vous devriez pouvoir naviguer avec sérénité et clarté dans le système OSS.
N’oubliez pas que chaque situation est unique : si vous avez un doute, n’hésitez pas à consulter un expert spécialisé ou à contacter l’administration pour lever vos incertitudes. Votre priorité doit rester la croissance de votre entreprise et la conquête de nouveaux marchés, sans vous laisser submerger par la paperasse.
J’espère que cet article vous aura apporté une vision précise sur la nécessité (ou non) de joindre un Kbis pour chaque immatriculation OSS. Ensemble, simplifions l’entrepreneuriat européen ! Si vous souhaitez approfondir le sujet ou obtenir un accompagnement personnalisé, je vous invite à consulter mon blog ou à me contacter via mon site web. À bientôt !