Le contrôle fiscal simultané en deux États membres découle de différents règlements et directives européennes, notamment le règlement (UE) n° 904/2010 relatif à la coopération administrative dans le domaine de la TVA. L’objectif principal est d’optimiser les échanges d’informations entre les administrations fiscales pour combattre la fraude et assurer le recouvrement de l’impôt. Dans cette démarche, chaque autorité fiscale mène son enquête selon son droit national, mais les deux entités collaborent étroitement pour s’échanger des données et vérifier la cohérence des informations fournies par l’entreprise.
Il est essentiel de noter que malgré une harmonisation partielle, chaque État membre conserve des spécificités dans la mise en œuvre de la TVA : définition de la base imposable, règles de territorialité, taux applicables ou obligations déclaratives particulières. De fait, vous devez prendre en compte ces disparités et respecter scrupuleusement les prescriptions de chaque pays. Un exemple simple : certains pays exigent des factures électroniques structurées, alors que d’autres acceptent toujours la facture papier. Dans un contrôle simultané, l’Administration peut exiger des preuves de conformité qui dépassent le cadre réglementaire étranger, d’où l’importance d’étudier en détail les obligations de chaque juridiction.
Sur le plan pratique, les autorités fiscales peuvent mener conjointement des vérifications sur place, organiser des réunions de coordination ou procéder à des échanges écrits. Vous pourriez ainsi être invité(e) à fournir des explications lors de visites d’inspection dans vos locaux ou à transmettre vos pièces comptables de façon dématérialisée. Parce que le contrôle est coordonné, il est rare que l’on vous autorise à différer la production de pièces d’un pays à l’autre : il faut que votre dossier soit complet et immédiatement accessible, pour chacun des deux territoires concernés.
Pour bien préparer votre dossier, commencez par faire un état des lieux précis de vos opérations imposables menées dans chacun des deux pays visés par le contrôle. Établissez un inventaire précis de vos factures de ventes et d’achats, des déclarations de TVA, mais aussi des accords commerciaux et contrats en cours pour la période qu’examine l’Administration. Cette démarche vous aidera à identifier rapidement les points sensibles : écarts entre facturation et comptabilisation, récupération de TVA non justifiée, documents manquants, etc.
Supposons qu’en 2022, vous ayez facturé 250 000 € de prestations de services dans le premier État membre et 400 000 € de ventes de marchandises dans l’autre. Il se peut qu’une partie de ces transactions implique des sous-traitants, des livraisons triangulaires ou des flux complexes de marchandises qui transitent par un troisième pays. Dans ce contexte, votre attention devra se porter en priorité sur tout ce qui peut générer un risque de non-conformité : calcul du taux de TVA, règles liées aux transferts de stock, preuves de transport, déclarations d’échange de biens (DEB) ou relevés fiscaux simplifiés.
Cette étape est essentielle pour déterminer le périmètre précis des questions susceptibles d’être soulevées par les autorités. En effet, lors d’un contrôle simultané, ce sont bien souvent les champs d’application de la TVA intracommunautaire, l’exactitude des déclarations et les droits à déduction qui focalisent l’attention. Lorsque les transactions présentent un caractère atypique ou novateur (vente de services numériques, utilisation de plateformes en ligne, dropshipping), vous devrez être encore plus vigilant(e) quant à la conformité de vos pratiques et à leur justification auprès de l’Administration.
Afin d’éviter tout malentendu, vérifiez soigneusement les exigences nationales dans chacun des deux pays. Par exemple, un État peut réclamer des relevés journaliers de caisse (pour prouver qu’aucune omission n’existe dans les ventes au détail), tandis que l’autre exigera un registre spécifique pour les achats intracommunautaires. Prenez le temps de lister ces obligations et de les comparer, ce qui vous permettra d’anticiper les demandes les plus pointues.
Gardez à l’esprit qu’en cas de manquement constaté dans un pays, il y a de fortes chances que l’autre Administration y voie un signe révélateur d’irrégularités plus larges. C’est la force du contrôle simultané : si vous n’êtes pas en mesure de présenter votre documentation unifiée et cohérente, vous risquez de perdre en crédibilité dans les deux pays. Cette mise en parallèle permanent des données peut rapidement devenir un « effet domino » compliqué à gérer si votre comptabilité n’est pas solidement étayée.
Pour vous préparer efficacement au contrôle, il est nécessaire de constituer un dossier centralisé et structuré, comprenant toutes les preuves requises pour attester de la légalité de vos opérations. Dans la pratique, cette documentation s’articule souvent autour de plusieurs grandes catégories : les justificatifs comptables (factures, relevés bancaires, livres de ventes et d’achats), les justificatifs douaniers (dans le cas des échanges de biens), et les éléments contractuels (contrats commerciaux, conditions générales de vente, preuves de livraison).
Un classement logique et un archivage rigoureux permettent de rendre ces documents facilement accessibles en cas de demande. Pensez à classer vos pièces par ordre chronologique, mais aussi par type de flux : ventes locales, exportations, livraisons intracommunautaires, achats intracommunautaires, importations, etc. N’oubliez pas d’y inclure tous les échanges que vous avez pu avoir avec votre expert-comptable, votre conseil fiscal ou les autorités fiscales, afin de justifier d’une diligence raisonnable dans votre gestion.
Outre le fait de satisfaire aux obligations légales, disposer d’un dossier clair et complet vous aidera à répondre rapidement et précisément aux questions des deux administrations. Les agents en charge de la vérification apprécieront grandement l’effort de transparence et la rapidité de réaction, ce qui peut contribuer à un déroulement plus serein de la procédure. Mieux encore, vous démontrez que vous maîtrisez le cadre réglementaire et que vous n’avez rien à cacher, un atout précieux pour négocier d’éventuelles remises de pénalités en cas de faute non intentionnelle.
Pour vous inspirer, voici un exemple simplifié de structure de dossier :
Cette simple classification peut être enrichie selon la complexité de votre entreprise. L’essentiel est d’avoir une logique claire et surtout, une traçabilité sans faille de chaque transaction, depuis l’émission de la facture jusqu’à son paiement effectif. Dans un contrôle simultané, la possibilité de présenter des informations qui s’emboîtent parfaitement d’un pays à l’autre sera déterminante pour prouver votre bonne foi.
Lors d’un contrôle fiscal simultané, les inspecteurs vont chercher à vérifier en priorité :
Chacun de ces points peut faire l’objet de questions détaillées visant à vérifier si votre entreprise applique correctement la réglementation. Dans le cadre d’un contrôle simultané, les inspecteurs peuvent confronter leurs analyses respectives, ce qui rend parfois les échanges plus exigeants d’un point de vue technique. Si vous ressentez qu’une question dépasse votre compréhension, veillez à demander un délai raisonnable pour consulter votre conseiller fiscal ou votre comptable. Vous devez montrer que vous cherchez à fournir la meilleure information possible, plutôt que de donner des réponses incomplètes ou confuses.
Au-delà de ces volets classiques, attendez-vous éventuellement à des questions plus pointues sur le mode de détention de votre société, la répartition de son capital, ou encore sur les prestations de services numériques (si vous vendez en ligne au-delà des frontières). Les ventes via des marketplaces, le dropshipping ou l’intermédiation logistique sont des mécanismes qui soulèvent un grand nombre de contrôles, car ils peuvent relever de régimes de TVA très spécifiques et encore mal maîtrisés par de nombreuses PME.
Dans ce type de procédure, la communication avec les deux administrations fiscales est capitale. Il est conseillé de prendre les devants en informant clairement chaque autorité de la façon dont vous gérez vos flux de trésorerie, vos achats, vos ventes et vos stocks. Fournissez un organigramme simple de votre groupe de sociétés (le cas échéant), identifiez les filiales ou succursales présentes dans chacun des deux États membres, précisez l’emplacement physique des biens (entrepôts, centres de distribution) et le rôle de vos sous-traitants.
Cet effort de transparence est souvent bien perçu. Il témoigne de votre volonté de coopérer et de ne pas masquer d’informations. Vous pouvez, si vous le jugez opportun, proposer de mettre à disposition un interlocuteur unique (votre responsable administratif ou votre directeur financier) capable de répondre aux questions pour les deux pays. Les inspecteurs apprécient généralement d’avoir un référent central, rompu aux subtilités de la comptabilité intracommunautaire. Cette crucialité du relais interne se démontre encore plus dans les structures complexes, qui multiplient les échanges entre plusieurs entités locales.
Par ailleurs, n’hésitez pas à documenter l’usage d’outils numériques que vous employez : logiciels de facturation, ERP, bases de données communes, etc. Les administrations chercheront à vérifier l’intégrité de vos process et des exports de données que vous leur fournissez. Pour illustrer, j’ai déjà accompagné une société qui utilisait un ERP centralisé hébergé sur un serveur cloud, permettant à la filiale établie en Espagne de consulter en temps réel les ventes de la maison-mère basée en France. Cette interconnexion technique a été documentée, rassurant ainsi les contrôleurs sur la fiabilité des chiffres transmis.
Prenons l’exemple d’une PME spécialisée dans la distribution de pièces détachées automobiles. Elle reçoit une notification de contrôle simultané en Italie et en Allemagne, car elle vend depuis son entrepôt allemand à des clients italiens, mais facture directement depuis son siège en France. La PME, en collaboration avec son expert-comptable, présentation à chaque Administration un tableau de correspondance où figurent :
• Les factures émises par la France pour les clients italiens ;
• Les transferts de marchandises depuis l’entrepôt allemand ;
• Les déclarations de TVA italiennes relatives aux ventes faites aux consommateurs ;
• Les justificatifs de transport pour prouver la sortie réelle des marchandises.
Grâce à cette transparence et à une bonne synchronisation, la PME a pu démontrer qu’il n’y avait pas de double prise en compte ou d’irrégularité. Les agents italiens et allemands ont rapidement constaté la concordance parfaite entre les documents transmis par la société. Résultat : le contrôle s’est achevé sans redressement majeur, et la PME a même pu profiter d’un conseil éclairé des agents pour améliorer légèrement la présentation de ses données comptables.
Si votre société fait face à un contrôle fiscal simultané dans deux États membres, il peut être judicieux de recourir aux services d’un cabinet spécialisé ou d’un consultant expérimenté dans la fiscalité européenne. Cette assistance peut se révéler précieuse, notamment pour :
• Évaluer en amont les risques fiscaux ;
• Mettre à jour les procédures internes pour renforcer la rigueur comptable ;
• Préparer les réponses aux questions pointues de l’Administration ;
• Réaliser un audit interne pour détecter toute anomalie avant qu’elle ne soit soulevée par les contrôleurs.
Travailler avec un professionnel qui maîtrise à la fois la législation française et les règles applicables dans l’autre État membre concerné permet d’éviter de nombreux écueils. Il arrive que l’on me sollicite en urgence, lorsque la notification de contrôle est déjà arrivée et que l’entreprise panique un peu face à l’ampleur de la tâche. Cependant, je recommande de prendre les devants dès les premiers soupçons ou signaux d’un contrôle imminent, car vous gagnerez en réactivité et en sérénité.
Enfin, si vos moyens le permettent, une équipe pluridisciplinaire (juriste, fiscaliste, comptable, parfois même spécialiste des droits de douane) peut aborder chaque problématique sous l’angle approprié. Cette coordination évite de présenter des réponses contradictoires, ce qui serait particulièrement gênant dans le cadre d’un contrôle simultané.
Même avec la meilleure préparation, il se peut que les inspecteurs identifient des manquements ou des erreurs susceptibles de conduire à un redressement. Dans un contrôle simultané, il est possible que l’un des deux États membres identifie un problème et le signale immédiatement à l’autre, ce qui peut intensifier les investigations. Les conséquences varient selon la gravité des infractions et la procédure mise en œuvre : imposition supplémentaire, pénalités, voire sanctions pénales dans les cas de fraude avérée.
Néanmoins, conservez en tête que vous disposez de droits de recours et de la possibilité de négocier, notamment en fournissant des justificatifs complémentaires ou en régularisant spontanément votre situation (par exemple, en déposant des déclarations rectificatives) avant la conclusion du contrôle. Certains pays prévoient des remises totales ou partielles de pénalités si vous démontrez votre bonne foi et votre volonté de régulariser la situation. L’attitude coopérative que vous adopterez pendant le contrôle peut constituer un argument fort derrière la table des négociations.
Le montant exact du redressement dépendra du différentiel entre la TVA due et la TVA versée, de la périodicité concernée et de la qualification de l’erreur (fraude, négligence, omission involontaire). Dans les configurations les plus complexes, un État membre peut remettre en cause le lieu de taxation, ouvrant la voie à une requalification générant d’importantes sommes supplémentaires à payer. D’où l’intérêt de vérifier scrupuleusement la logique financière retenue pour chaque transaction, en particulier si vous jouez sur différents lieux de stockage ou de facturation.
Au fil de mes missions, j’ai pu constater que plusieurs facteurs sont déterminants pour aborder un contrôle simultané dans deux États membres avec sérénité et efficacité :
• Rassembler tous les documents probants (factures, preuves de livraison, relevés bancaires) au même endroit ;
• Vérifier la cohérence entre déclarations fiscales, comptabilité et documents douaniers ;
• Connaître les spécificités légales de chaque pays (mention obligatoire sur facture, formalités liées à la vente de services, mode de conservation des archives) ;
• S’assurer que tous les collaborateurs et tous les services internes savent comment réagir et à qui adresser les demandes des inspecteurs ;
• Désigner un interlocuteur unique pour chacune des deux administrations, capable de coordonner les réponses en cas de questions croisées ;
• Communiquer de façon anticipée et transparente, afin de démontrer que vous n’avez rien à dissimuler.
Ces bonnes pratiques sont la base d’une gestion efficace du contrôle, non seulement pour en minimiser les effets négatifs, mais également pour renforcer la crédibilité et l’image de sérieux de votre entreprise. Au-delà du contrôle en lui-même, vous y gagnerez en structuration interne et en formalisation de vos processus.
Si la perspective d’un contrôle simultané peut paraître pénalisante ou angoissante, il ne faut pas négliger la dimension pédagogique de ce type de procédure. En effet, elle vous incite à reconsidérer l’organisation de votre documentation et de votre système de facturation, à clarifier vos relations avec vos partenaires commerciaux et à valider la conformité de vos pratiques. Vous pouvez ainsi transformer cette épreuve en opportunité, surtout si vous prévoyez de vous développer davantage à l’échelle internationale.
J’ai accompagné par le passé une PME dans le secteur de la cosmétique, qui vendait en ligne vers plusieurs pays européens. Face à un contrôle simultané entre la France et la Belgique, elle a pris conscience de l’importance critique de tenir à jour ses formulaires déclaratifs pour chaque pays, de recourir à une traçabilité très précise de ses expéditions (en particulier pour les retours produits) et de former son personnel à la gestion de la TVA sur les ventes à distance. Quelques mois plus tard, l’entreprise s’est étendue vers l’Allemagne et l’Italie sans difficultés majeures, forte de son organisation optimisée.
Par conséquent, je vous encourage à recueillir le maximum de retours d’expérience pendant et après le contrôle. Interrogez les représentants de l’Administration sur les points qui leur ont semblé confus, demandez des recommandations d’amélioration, et songez à vous appuyer sur un audit de suivi. Mettre en place des actions correctives et pérenniser les bonnes pratiques vous aidera à vous prémunir contre d’éventuelles remises en cause futures.
Au-delà de l’aspect purement technique, un contrôle fiscal simultané peut représenter une source de stress pour vos équipes. Il est recommandé de communiquer en interne sur la nature du contrôle, son périmètre, et la manière dont chacun peut contribuer à la réussite de la démarche. Rassurez collaboratrices et collaborateurs sur l’issue potentielle du contrôle, valorisez la rigueur déjà mise en place, et insistez sur le fait que l’objectif est de démontrer la conformité de votre entreprise, plutôt que de suspecter des comportements frauduleux.
Si vous sentez une tension entre différents services (comptabilité, logistique, commerce), tirez profit de cette échéance pour restructurer les processus de communication internes. Parfois, la faiblesse d’une organisation tient moins aux compétences des employés qu’à l’absence de passerelles entre services. Or, dans le cadre d’un contrôle simultané, la capacité à présenter une vision unifiée de l’activité est un argument fort pour prouver la sincérité de vos déclarations.
Pour conclure cet article, voici quelques conseils pratiques qui vous permettront d’affiner votre préparation :
• Conservez tous les documents essentiels au format papier et numérique, afin de pouvoir les transmettre rapidement au format requis par chaque Administration.
• Alimentez régulièrement un tableau de suivi des transactions transfrontalières, en indiquant le pays de destination, la nature de la prestation ou du bien, et le régime de TVA appliqué.
• Faites appel à un professionnel de confiance (expert-comptable ou avocat fiscaliste) pour un second regard sur vos déclarations passées. En cas d’erreur, sondez la possibilité d’une régularisation spontanée avant le démarrage effectif du contrôle.
• Vérifiez que tous les registres obligatoires sont à jour dans chaque État (DEB, contrôles informatiques, registres des mouvements de stocks, etc.).
• Préparez un argumentaire clair pour expliquer toute opération commerciale qui sort de l’ordinaire, en mettant en avant sa légalité et la logique économique sous-jacente.
En tant qu’entrepreneure et consultante, je sais à quel point il peut être éprouvant de se retrouver face à un contrôle fiscal simultané. Toutefois, n’y voyez pas uniquement une contrainte : c’est aussi l’occasion de faire un bilan global de votre conformité, de renforcer votre sérieux aux yeux de vos partenaires et d’affirmer votre volonté de vous inscrire durablement dans le marché européen. Avec une bonne méthodologie et un accompagnement adapté, vous avez toutes les cartes en main pour traverser cette épreuve avec succès.
Merci d’avoir lu ces conseils ! Je reste bien sûr à votre disposition si vous souhaitez échanger ou me poser des questions plus précises liées à votre situation. Ensemble, nous pouvons simplifier l’entrepreneuriat en Europe et faire en sorte que la fiscalité ne soit plus un frein, mais un moteur de développement.