Pour mieux saisir l’étrange paradoxe d’un Kbis radié combiné à un numéro de TVA actif, il est essentiel de comprendre en amont comment survient une radiation au RCS. Plusieurs causes peuvent mener à la radiation :
La radiation n’est donc pas toujours le résultat d’une simple volonté de l’entrepreneur. Dans certains cas, la radiation d’office peut surprendre le dirigeant, qui découvre a posteriori que son entreprise n’existe plus juridiquement. En principe, lorsqu’une entreprise est radiée, elle est supposée mettre fin à l’ensemble de ses droits et obligations, y compris l’annulation de son numéro de TVA. Toutefois, il arrive que ce mécanisme s’enraye parce que les bases de données administratives ne sont pas toujours mises à jour de manière synchrone. Les formalités à accomplir sont multiples : notification au RCS, mise à jour de la situation auprès des services fiscaux, de l’Urssaf, etc.
Dans les cas où la radiation est volontaire, le dirigeant devrait, en théorie, informer le Service des impôts des entreprises (SIE) ou, dans certains pays, l’administration compétente, afin que le numéro de TVA cesse d’être opérationnel. Pourtant, des retards ou des erreurs peuvent se produire : le greffe du tribunal transmettra la radiation, mais un opérateur de l’administration fiscale, surchargé, ne traitera pas le dossier dans l’immédiat. Certains entrepreneurs oublient parfois cette étape ou pensent, à tort, qu’elle est automatiquement gérée. Des défaillances de communication entre bases de données peuvent alors engendrer des statuses incohérents.
Le véritable souci apparaît si cette anomalie demeure inconnue du chef d’entreprise, ou si elle est exploitée par des tiers mal intentionnés. Dans l’intervalle, le numéro de TVA reste techniquement actif, ce qui signifie qu’il peut être utilisé pour des facturations intracommunautaires ou des déductions de TVA. C’est ici que l’on entre dans un territoire délicat : l’entreprise radiée n’assume plus ses obligations fiscales, mais le numéro de TVA qui devrait être inactif continue d’exister.
Maintenant que nous avons compris comment la radiation survient, penchons-nous spécifiquement sur les mécanismes qui laissent un numéro de TVA intracommunautaire actif, alors que la société est censée être fermée. Il faut savoir que dans de nombreux pays de l’Union européenne, l’autorité en charge de la TVA est distincte de l’organisme gérant les registres des sociétés. En France, par exemple, le greffe du tribunal de commerce transmet directement les modifications au Service des impôts, via un flux d’informations. Cela dit, divers facteurs peuvent expliquer le décalage :
Si le dirigeant n’est pas informé du maintien de ce numéro de TVA, il peut, involontairement, se retrouver en porte-à-faux avec l’administration fiscale. À l’inverse, il arrive que l’entrepreneur remarque la situation mais la néglige, pensant qu’il s’agit d’une simple anomalie sans conséquence. En réalité, laisser subsister un numéro de TVA actif alors que le Kbis est radié peut constituer un risque important, aussi bien pour la société fermée que pour d’éventuels partenaires commerciaux ou organismes publics.
Est-il vraiment dangereux de conserver un numéro de TVA actif pour une entreprise radiée ? Oui, car ce décalage suggère une incohérence entre deux registres administratifs majeurs : le RCS et les dossiers fiscaux. Les autorités, lorsqu’elles détectent cette situation, peuvent suspecter une intention frauduleuse. L’argument d’une simple négligence n’est pas toujours suffisant pour écarter les sanctions, surtout si des transactions continuent d’être facturées via ce numéro de TVA. Voici quelques-uns des risques encourus :
1) Contrôles fiscaux et redressements Si une entreprise radiée continue de faire usage de son numéro de TVA ou si des factures sont émises avec ce numéro, l’administration fiscale risque d’intervenir. Dans le cadre d’un contrôle, il sera difficile pour l’ex-entrepreneur de justifier que la société est bien fermée. Pire, si les factures sont établies au nom d’une entité radiée, il peut y avoir suspicion de fraude fiscale ou d’abus de biens sociaux. Les conséquences incluent amendes, pénalités, voire poursuites judiciaires.
2) Difficulté à reprendre une activité légale Un entrepreneur qui désirerait relancer une entreprise dans le futur pourrait rencontrer des blocages si des anomalies liées au numéro de TVA persistent. Par exemple, s’il existe des créances fiscales non soldées, l’administration pourrait exiger le règlement avant d’accorder un nouveau numéro de TVA. En outre, les antécédents de non-conformité peuvent ternir la réputation de l’entrepreneur, compromettant l’obtention de financements ou de partenariats.
3) Risques d’usurpation Il arrive que des personnes malveillantes exploitent les failles du système pour se procurer le numéro de TVA d’une entreprise radiée. Elles peuvent alors émettre de fausses factures, notamment pour pratiquer la fraude à la TVA intracommunautaire. Dans ce scénario, l’ex-entrepreneur se retrouve potentiellement impliqué malgré lui, menacé de payer des impôts ou pénalités, car l’administration cherche en priorité le titulaire légal du numéro de TVA.
Le maintien d’un numéro de TVA actif alors que la société est censée avoir fermé ses portes peut donc s’avérer lourd de conséquences. Les montants en jeu peuvent être conséquents, notamment si la fraude ou même la simple négligence s’étale sur plusieurs années. Dans un tel contexte, il est crucial de réagir rapidement et de procéder aux actions correctives appropriées.
De nombreux dirigeants ont relaté des situations souvent inattendues où la radiation et la désactivation du numéro de TVA ne coïncident pas :
Cas n°1 : Un entrepreneur individuel ferme son activité en signalant la cessation au tribunal de commerce. Quelques mois plus tard, il reçoit un avis de la part des autorités fiscales indiquant qu’il doit toujours souscrire ses déclarations de TVA. En vérifiant sur le site VIES (système européen permettant de consulter la validité des numéros de TVA), il constate que son numéro est encore répertorié comme valide. Après plusieurs courriers et appels, il se rend compte que le greffe a bien transmis la radiation, mais que la donnée n’avait pas été traitée par le service des impôts locaux. La solution a été de prouver la date de cessation, de solliciter la régularisation du numéro de TVA et de prouver qu’aucune opération taxable n’avait été effectuée depuis la radiation.
Cas n°2 : Une société à responsabilité limitée (SARL) fait l’objet d’une dissolution sans liquidation, car elle fusionne avec une autre entité. Le greffe procède à la radiation de la SARL initiale, mais la comptabilité n’effectue pas le transfert effectif du numéro de TVA vers la société absorbante. Entre-temps, des clients continuent de payer des factures émises sous l’ancien numéro de TVA. Résultat : confusion des écritures comptables, suspicion de fraude en cas de contrôle et situation floue, dans laquelle personne ne sait réellement à quelle entité doit revenir la TVA collectée. Ici, l’intervention d’un expert-comptable et d’un avocat fut indispensable pour sécuriser la situation et régulariser le statut auprès de l’administration fiscale.
Cas n°3 : Un commerçant se voit radié d’office car il n’a pas déposé ses comptes annuels depuis plusieurs exercices. Toutefois, son numéro de TVA apparaît toujours comme actif. Des partenaires étrangers continuent de travailler avec lui, ignorant que la structure est désormais absente du RCS. L’intéressé reçoit, un an plus tard, un redressement pour défaut de déclaration de TVA, dépassant plusieurs milliers d’euros. Si les régularisations tardives redeviennent possibles, elles sont souvent accompagnées de pénalités lourdes. Cette situation illustre l’importance de suivre scrupuleusement son immatriculation, ses mises à jour et aussi de respecter les obligations de dépôt de comptes.
Ces exemples montrent que le problème n’est pas qu’un simple détail administratif. Il peut frapper tous types de structures, des plus modestes aux plus complexes, et générer de réels soucis financiers et juridiques. L’enjeu humain est tout aussi conséquent : nul n’a envie de se retrouver dans une longue procédure de contentieux avec l’administration fiscale pour un numéro de TVA oublié.
Face à l’éventualité d’un Kbis radié alors que le numéro de TVA demeure actif, le meilleur moyen de se protéger réside dans la vigilance et la mise en place systématique de vérifications. Le dirigeant doit s’assurer que chaque étape de la radiation est bien transmise et enregistrée aux différents organismes. Voici quelques conseils pour éviter ou résoudre cette situation :
1) Vérifier le statut de l’entreprise dans les registres Dès lors que vous obtenez la confirmation de la radiation, prenez le temps de consulter les bases officielles (Infogreffe, le cas échéant) et vérifiez que la mention de radiation apparaît clairement. Cette consultation est simple, rapide et permet de s’assurer que l’entreprise n’apparaît plus comme active. Vous pouvez également contacter le greffe du tribunal pour confirmer la radiation.
2) Contacter les services fiscaux dès que possible Il est recommandé d’envoyer au service des impôts une lettre ou un courriel demandant explicitement la clôture du numéro de TVA, en joignant les justificatifs adéquats (certificat de radiation, actes de dissolution…). Même si ce n’est qu’une formalité, cela peut éviter des erreurs et constitue une preuve de votre démarche proactive. Gardez précieusement les échanges écrits.
3) S’assurer du dépôt des dernières déclarations de TVA La radiation au RCS ne met pas fin immédiatement aux obligations déclaratives. L’entreprise doit renseigner les déclarations de TVA jusqu’à la date d’effet de la cessation. Le fait de fournir une déclaration de TVA « néant » (c’est-à-dire sans activité) au moment de la cessation peut attester qu’il n’y a plus d’opérations imposables, simplifiant ainsi la fermeture officielle du numéro.
4) Contrôler la situation auprès des instances européennes Comme je le mentionnais plus tôt, l’outil en ligne appelé VIES (EU VAT Information Exchange System) permet de vérifier la validité du numéro de TVA dans le cadre des transactions intracommunautaires. Après la radiation, vérifiez périodiquement que votre ancien numéro n’apparaît plus dans la base. Si ce n’est pas le cas, prenez les mesures adaptées pour signaler cet état de fait.
5) Conserver un historique complet Rassemblez toutes les pièces prouvant la cessation d’activité et la sollicitation de la fermeture du numéro de TVA. Ces documents sont une véritable bouée de sauvetage en cas de contestation ultérieure, car ils montrent clairement votre volonté et votre diligence.
En parallèle, il convient de rester alerte face à d’éventuelles sollicitations anormales ou erreurs que vous pourriez relever dans votre courrier (notifications de taxes, demande de régularisation...). Si vous suspectez un usage frauduleux du numéro de TVA, n’hésitez pas à vous rapprocher rapidement de l’administration fiscale, voire des forces de l’ordre, afin de mettre fin à la fraude.
Dans les pays de l’Union européenne, les administrations fiscales reconnaissent généralement que des incohérences peuvent exister entre les divers registres. Toutefois, cette reconnaissance ne s’accompagne pas toujours d’une tolérance illimitée. Les administrations considèrent qu’il appartient à l’entreprise de régulariser sa situation, ce qui implique un devoir de vigilance et de communication continue.
Selon la complexité du dossier et la nature de la radiation, les services fiscaux peuvent appliquer une tolérance si l’entreprise prouve avoir entamé toutes les démarches, mais que l’erreur persiste dans les bases. Dans ce cas, la pénalité risque d’être annulée ou notablement réduite. Cependant, s’il est démontré que le dirigeant n’a pas pris la peine de régulariser la situation et que le numéro de TVA est resté actif plusieurs mois ou années, l’argument de la simple erreur risque de ne plus porter.
Le montant des pénalités en cas de fraude ou de négligence peut varier. Pour un retard dans la régularisation du numéro de TVA, l’amende fixe est généralement moins onéreuse que si des factures frauduleuses ont été émises. Certains entrepreneurs ont subi des pénalités allant de quelques centaines à plusieurs milliers d’euros. Dans les cas de fraude avérée, le risque est bien plus élevé, avec d’éventuelles poursuites pénales et un possible exigible de remboursement de la TVA éludée.
De manière générale, pour prouver votre bonne foi, il est important :
- D’informer rapidement l’administration fiscale de tout changement d’état civil de l’entreprise (cessation, dissolution, fusion…), - De respecter les obligations déclaratives liées à la TVA jusqu’à ce que la radiation soit officiellement prise en compte, - De produire des justificatifs de cessation dans le cadre d’éventuels contrôles.
En suivant ces démarches, on réduit considérablement le risque de se voir accusé de mauvaise foi ou de fraude.
L’incohérence entre un Kbis radié et un numéro de TVA actif affecte-t-elle uniquement l’ex-entreprise ? Pas forcément. Les partenaires commerciaux, qu’ils soient français ou européens, peuvent être impactés. Prenons un exemple simple : vous êtes un fournisseur qui a réalisé une transaction intracommunautaire avec une société dont le Kbis est radié. Vous avez cru faire affaire avec une société en règle, car le numéro de TVA est toujours actif. S’il s’avère que cette entreprise n’existe plus légalement, l’administration fiscale pourrait remettre en cause la déductibilité de la TVA ou la validité de la transaction intracommunautaire. De plus, le risque d’impayés augmente si la société n’existe plus pour honorer ses dettes.
Ce scénario démontre l’importance, pour tout acteur économique, de se montrer diligent. Avant d’entamer une relation d’affaires, il est conseillé de vérifier la validité de la société dans les bases légales (Infogreffe en France) et de confirmer la validité du numéro de TVA dans la base VIES si vous prévoyez des échanges intracommunautaires. Assurez-vous également que le numéro de TVA n’est pas simplement actif, mais que l’entreprise demeure en activité aux yeux du registre du commerce. Cette double vérification limite le risque de voir une transaction requalifiée ou nullement validée par l’administration fiscale.
En outre, un client qui réalise des transactions avec une société radiée s’expose à des difficultés pour faire valoir ses droits, notamment en cas de litige sur la qualité, la livraison ou le paiement. Si l’entreprise en face est juridiquement inexistante, intenter une action en justice sera plus délicat, et l’on découvrira alors trop tard que l’on faisait affaire avec une entité fantôme.
Pour les entrepreneurs découvrant l’existence de ce décalage entre la radiation du Kbis et le maintien du numéro de TVA, la régularisation est souvent un parcours en plusieurs étapes :
Étape 1 : Rassembler tous les documents prouvant laradiation du RCS. En général, il s’agit du certificat de radiation fourni par le greffe du tribunal de commerce. Si la radiation est consécutive à une dissolution ou une liquidation, conservez également les actes juridiques afférents.
Étape 2 : Prendre contact avec le Service des impôts des entreprises (SIE). Expliquez la situation, fournissez une lettre circonstanciée et reproduisez le certificat de radiation. Demandez explicitement l’annulation du numéro de TVA, ou sa clôture rétroactive si possible. Insistez sur le fait que vous n’avez plus d’activité et joignez, si nécessaire, des attestations relatives au stock, aux immobilisations ou aux autres éléments exigés.
Étape 3 : Vérifier le statut dans la base VIES après régularisation. Quelques semaines après la demande, contrôlez si votre numéro de TVA n’est plus actif. Conservez des preuves de cette vérification (captures d’écran datées, emails de confirmation). En cas de persistance du problème, relancez l’administration fiscalement compétente.
Étape 4 : Régler les éventuelles déclarations ou pénalités en suspens. Si vous n’avez pas déclaré la TVA depuis la date effective de la cessation, l’administration pourrait exiger la souscription de déclarations « néant ». Dans les cas où des irrégularités auraient eu lieu, il est parfois nécessaire de s’acquitter de pénalités. Là encore, une démarche proactive tend à minimiser la gravité des sanctions.
Étape 5 : Conserver un dossier exhaustif. Même lorsque la situation semble normalisée, archivez l’ensemble des échanges et documents officiels, afin de vous en prévaloir en cas d’ennuis futurs (contrôle, litige, etc.). Cette bonne pratique est indispensable à tout entrepreneur, actif ou non.
Bien qu’elle puisse sembler exceptionnelle, la situation d’un Kbis radié alors que le numéro de TVA reste actif est plus fréquente qu’on ne le pense. Les retards, les aléas de transmission informatique et les incompréhensions administratives sont sources de problèmes. Dès lors, mieux vaut adopter une démarche préventive :
- Avant toute cessation, relisez la liste des formalités : radiation au RCS, confirmation auprès du SIE, envoi des dernières déclarations fiscales, clôture éventuelle des comptes bancaires professionnels… - Confiez la gestion administrative à un expert-comptable compétent, qui pourra anticiper ou détecter ce type d’incohérence. - Si vous optez pour la radiation en ligne (via Infogreffe ou un portail dédié), vérifiez qu’il existe bien un accusé de réception confirmant la transmission aux impôts. - Tenir votre comptabilité et vos obligations déclaratives à jour minimise les risques de radiation d’office et d’anomalies subséquentes.
En somme, un Kbis radié combiné à un numéro de TVA encore valide ne devrait jamais être pris à la légère. Même s’il peut s’agir d’une simple erreur, les conséquences peuvent rapidement devenir coûteuses, tant en termes financiers que juridiques. N’hésitez pas à demander conseil aux professionnels de la fiscalité et du droit, surtout si vous gérez plusieurs entités ou si vous avez un historique déjà complexe avec l’administration fiscale.
De mon expérience sur le terrain, j’ai pu constater que nombre d’entrepreneurs font confiance au système administratif, pensant que toute information transmise à un organisme sera automatiquement mise à jour dans les autres bases. Malheureusement, la réalité est bien plus nuancée. Les interactions entre le RCS, l’administration fiscale, la sécurité sociale et le registre des entreprises européennes ne suivent pas toujours un chemin fluide. Il en résulte des situations atypiques, dont le Kbis radié assorti d’un numéro de TVA intracommunautaire valide.
Certaines personnes découvrent ce problème des mois, voire des années, après la fermeture de leur entreprise, souvent à l’occasion d’un nouveau projet professionnel, d’un contrôle fiscal ou d’une formalité administrative. Dans ces circonstances, la régularisation peut s’avérer compliquée si l’entrepreneur n’a pas conservé les justificatifs et s’il ignorait la procédure adéquate. D’autres ont la malchance de subir les répercussions d’un usage illégal de leur numéro de TVA par un tiers.
Quel que soit le scénario, la clé est d’être proactif et méthodique. Assurez-vous de la bonne transmission de toutes les informations auprès des services fiscaux. Vérifiez l’état de votre numéro de TVA dans les bases nationales et européennes. Si vous identifiez une anomalie, agissez vite. C’est là une démarche préventive qui vous permettra d’économiser temps, énergie et argent.
Dans un contexte où l’Union européenne lutte activement contre la fraude à la TVA, les contrôles deviennent aussi plus rigoureux. Les autorités fiscales se montrent de moins en moins tolérantes envers les situations incertaines. Ainsi, même si vous êtes de bonne foi, rester informé et prendre les devants constituent la meilleure stratégie. La sérénité de votre parcours entrepreneurial en dépend : une cessation parfaitement régularisée vous évitera de nombreux tracas, en plus de sécuriser vos relations avec l’administration et vos partenaires professionnels.
J’espère que cet article vous aura aidé à y voir plus clair sur cette question complexe et parfois surprenante du Kbis radié où subsiste un numéro de TVA toujours intact. Aux entrepreneurs en cours de radiation ou qui s’interrogent sur la conformité de leur dossier, je ne saurais trop recommander de suivre les conseils pratiques énoncés ci-dessus. N’oubliez pas que vous pouvez toujours vous rapprocher de spécialistes (expert-comptable, avocat fiscaliste, etc.) pour valider votre situation et éviter ainsi tout désagrément futur.
Merci de votre lecture et de votre confiance. Ensemble, continuons de simplifier l’entrepreneuriat européen et d’éviter que des incohérences administratives ne viennent fragiliser nos activités. En restant vigilants et informés, nous bâtissons un environnement plus sûr et plus sain pour tous les acteurs économiques.